Principales fonctions d'un tableur/grapheur

le 24 avril 2009 • Logiciels • par Dawlin

Petit traité d'utilisation d'OpenOffice Calc

Vous avez OpenOffice Calc, (ou Excel, ça fait presque pareil) mais vous ne savez pas comment utiliser les fonctions de calcul de ces logiciels. C'est ce que je vous propose d'apprendre aujourd'hui.

Tout d'abord, assurons-nous que vous sachiez bien comment ça fonctionne, un tableur.

Un tableur, c'est un gigantesque tableau, qui en plus peut effectuer des opérations et calculs inter-cellules.

Une cellule c'est une "case" du tableau. Elles s'organisent comme ceci :

Les cellules sont numérotées comme ceci : Une lettre pour la colonne, un nombre pour la ligne. La cellule sélectionnée ici est donc B3.

Juste pour voir, quel est l'ID (le numéro) de la cellule rouge ?

Cliquer pour afficher la zone invisible

Fermer ce cadre

Cellule C6

Note : Pour agrandir une colonne ou une ligne, "tirez" avec votre souris ses bords

Voilà. Tout simple. sur le screen, en haut à droite, vous verrez aussi un champ de texte qui contient le texte / la formule de la cellule. Ce que vous voyez affiché dans le tableau, ce sont les résultats de ces formules (ou du texte directement).

C'est pas tout ça, mais j'en fait quoi...

On va faire comme en Techno en 6°, c'est simple mais ça marche, on va faire un tableau de commande / de prix pour des produits.

Alors on va se faire une colonne "Produits", que je mets en forme avec ces petits icônes :

La colonne :

Une colonne "Prix à l'unité" (agrandir la taille de la colonne). Pour la mettre en forme on va prendre la première colonne, cliquer sur le petit pinceau , et ensuite cliquer sur la deuxième colonne (c'est un outil duplication de style en fait, c'est pratique).

Mais OH ! je veux des prix en € moi, du flouze, du pèze, du $. Là c'est juste des nombres (qui soit-dit-en-passant s'alignent à droite par opposition au texte)

Donc on va sélectionner toute la colonne et cliquer sur l'image "flouze, pèze, oseille" (retenez bien cette barre d'outils elle est très importante pour mettre en forme des valeurs (% et autres).

Et voilà ma colonne prix à l'unité (je mets la colonne "Quantité" avec elle est toute simple)

Et maintenant, votre première formule : la colonne "prix total"

alors, sachez qu'en informatique, les symboles sont les suivants :

+ : addition
- : soustraction
* : multiplication
/ : division

donc, dans la première cellule de votre colonne, vous allez directement entrer "=". Ce qui va indiquer au logiciel que vous entrez une fonction de calcul. puis cliquez sur la case "prix à l'unité" de la même ligne et magique ! il vous entre le nom de la cellule tout seul ! puis on va multiplier par la quantité donc "*" et on clique sur la cellule "Quantité" de la même ligne :

Et là, ENTREE et vous avez le prix de toutes les clé USB qui se met tout seul !!

L'avantage comparé à =5,5*3 c'est que si vous changez le prix ou la quantité de Clé USB, le resultat va changer tout seul !!

Bon, vous n'allez pas vous retaper la commande pour toutes les lignes, là ça va mais imaginez si vous deviez faire un inventaire de magasin -_-. On va donc cliquer sur la cellule et faire un "glisser-déposer" un peu plus bas du carré qui se trouve en bas à droite :

Et oh l'intelligent petit logiciel il vous a tout refait la formule en fonction de chaque ligne !!

Maintenant, oh super, on va faire le total de tout ça :

Bon, la formule, vous vous en doutez, va comprendre des +. Ben pas forcément. Certes vous pouvez taper "=D2+D3+D4+D5" mais pareil si vous avez un inventaire de magasin à faire, vous êtes mal.

On va utiliser une super fonction "SOMME()". tappez "=somme(" sans fermer la parenthèse et sélectionnez toutes les cellules dont vous souhaitez connaître la somme, puis ENTREE.

Et voilà, ça marche. vous avez votre total. Maintenant on va voir comment on met en forme le tableau avec des joulies bordures :

Bordures

On sélectionne tout !

(et on fait SUPPR ... non je rigole ) après on va faire clic-droit=> formater les cellules

On a alors une petite chouette fenêtre où on va faire plein de trucs. En l'occurence on va modifier les bordures :

Donc dans le cadre 1 sélectionnez la bordure que vous voulez changer et dans le deux son style.

Moi ça donne ça :

Et après, ben amusez-vous.

Le truc c'est que pour présenter ça à vos copains sur un diaporama, ou ailleurs, pleins de chiffres c'est un peu complexe et pas forcément compréhensible. Donc, un moyen plus simple, on va utiliser un graphique. C'est plus design, plus coloré, plus lisible.

Création d'un graphique

Le graphique nécessite une plage de données. C'est à dire que vous devez sélectionner les données à transformer en graphique.

Ici on va prendre les même données et on va les transformer en un graphique qui nous montrera quelle part du budget prend quel objet.

On sélectionne donc notre colonne de prix, MAIS ! sur le graphique n'apparaîtront que les prix, c'est naze. On veut qu'apparaissent aussi les noms des objets ! donc on va aussi sélectionner la plage de noms avec CTRL :

Ne vous inquiétez pas, OpenOffice est intelligent il comprendra tout seul quoi correspond à quoi...

on va donc cliquer sur l'icône "Diagramme"

Et on voit apparaître une joulie fenêtre de paramétrage !! (ainsi qu'un aperçu du futur graphique)

Ici on sélectionnera "Secteur" qui est un graphique "en camembert"

Note : vous pouvez vous amuser à tester d'autres types de graphiques...

Voilà, j'ai même un aperçu (personnellement j'aime bien cocher la case "3D" je trouve ça plus classe, plus DESIGN QUOI !!)

Je suis satisfait je clique sur suivant>>

Ici pas la peine de changer quoi que ce soit, c'est juste pour lui dire que les noms des produits correspondent à la même ligne...

Suivant >>

Ici on rajoute ou on enlève des données si on avait oublié, ainsi que leurs noms...

mais on en a pas besoin si on a bien sélectionné tout ce qu'on voulait avant...

Suivant>>>

Ici je rentre un titre "Organisation du budget" et un sous-titre "Par produit" je désire avoir une légende à gauche... parfait, je clique sur terminer, et j'ai mon beau graphique !!!

Maintenant, si je clique une fois dessus, je le sélectionne et je peux le bouger.

Deux fois, "j'entre" dedans et je peux bouger les éléments à l'intérieur.

C'est fini pour la graphique (ouff )

Impression

Une petite astuce. Il arrive souvent à des élèves de mon lycée de se louper violement

et d'imprimer deux pages dont une avec juste un petit bout de tableau...

Cliquez sur Aperçu avant impression

Vous pouvez voir si il y a des petits problèmes. Mais surtout quittez ce mode et vous pourrez voir qu'il y a des bordures de cellules plus foncées. Elles délimitent les cellules qui seront entières sur une page :

ça peut aider.

Voilà c'est la fin de ce tutoriel, si vous voulez je vous passe le fichier source (un peu amélioré) vous pouvez regarder ce qu'il y a dedans :

Source : Feuille.ods

Astuce : l'outil sert à fusionner des cellules dans lesquelles vous voulez caser un long texte.

Merci d'avoir suivi ce tutoriel, qui s'inscrit dans ma suite de tutoriels "Aide B2I",

Dawlin